Um den Anlauf- und Einarbeitungsaufwand zu minimieren, sollten Sie
- ähnliche Aufgaben bündeln und
- Störquellen auf das Nötigste reduzieren.
Arbeiten bündeln
Selbst einfache, kurze Arbeiten können ohne wesentlichen Mehraufwand noch schneller erledigt werden. Indem Sie solche Arbeiten bündeln und an einem Stück erledigen, profitieren Sie von den positiven Effekten des Singletaskings. Durch die Ähnlichkeit der Aufgaben sind Sie gedanklich schnell in der Folgeaufgabe drin und sparen sich einen erheblichen Teil der Einarbeitungszeit.
PRAXISTIPP:
Beispiel Telefonate
Legen Sie beispielsweise einen festen Zeitraum für Telefonate und Rückrufe fest. Für einfachere, kürzere Anrufe bietet sich die Müdigkeitsphase nach der Mittagspause an (siehe Abschnitt «Persönliche Tagesenergiekurve»). Sind Sie eher Frühaufsteher oder Nachteule? Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus. Dieser sollte Bestandteil Ihrer Planung sein.
Beispiel E-Mail
Bestimmen Sie feste Zeiten für das Lesen und Bearbeiten Ihrer elektronischen Post. Bewährt haben sich der Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und vor Arbeitsende. Lassen Sie sich ausserhalb dieser Zeiten nicht durch automatische E-Mail-Eingangsmeldungen von Ihren Arbeiten ablenken. Deaktivieren Sie idealerweise die Eingangsmeldungen.
Die stille Stunde
Was könnten Sie nicht alles erreichen, wenn Sie mal eine Stunde in Ruhe ungestört arbeiten könnten? Dann schaffen Sie sich die Möglichkeit! Ermöglichen Sie täglich eine «stille Stunde», in der Sie sich nicht stören lassen, und widmen Sie sich Ihren wichtigsten Aufgaben:
- Schliessen Sie alle Anwendungen und Programme, die Sie für diese Aufgabe nicht benötigen (auch E-Mail, Chat & Co.).
- Schalten Sie Ihr Mobiltelefon auf Flugmodus bzw. leiten Sie Ihr Festnetztelefon um.
- Schliessen Sie die Bürotür und bringen Sie ein Schild mit der Aufschrift «Bitte nicht stören» an der Tür an.
- Legen Sie sich einen Notizblock parat, auf dem Sie spontane Ideen notieren können.
- Halten Sie Ihren Schreibtisch aufgeräumt, das wirkt Ablenkung entgegen.
Arbeiten Sie nun fokussiert an Ihrer Aufgabe.
Checken Sie E-Mails erst wieder nach Erledigung der Aufgabe – oder in einer Ihrer Pomodoro-Pausen (siehe Abschnitt «Pomodoro-Technik»). Studien zeigen, dass die «stille Stunde» die selbsteingeschätzte Tagesleistung und die Leistung bei der bearbeiteten Aufgabe deutlich erhöht. Durch eine tägliche «stille Stunde» sparen Sie Zeit!
Durch eine «stille Stunde»:
- verbessern Sie Ihre Zielerreichung
- vermeiden Sie Zeitdruck
- steigern Sie Ihre Arbeitsproduktivität und -effektivität
- erhöhen Sie die Qualität Ihres Arbeits- und Privatlebens
- haben Sie mehr Zeit für andere
PRAXISTIPP:
Planen Sie täglich mindestens eine «stille Stunde» ein und blockieren Sie sie in Ihrem Kalender. Am besten setzen Sie diese am frühen Vormittag an, wenn die Leistungskurve noch hoch ist. Denn in der «stillen Stunde» dient die Zeit der Erledigung wichtiger und anspruchsvoller Aufgaben. Zudem sollte die «stille Stunde» zu einer möglichst störungsarmen Zeit stattfinden.
Ihr Termin mit sich selbst
Die «stille Stunde» ist Ihr Termin mit sich selbst bzw. mit Ihren persönlichen Zielen. Behandeln Sie sie wie jeden anderen Termin, bei dem Sie auch nicht da bzw. nicht kontaktierbar sind.
Wenigstens einmal am Tag sollten Ihre wichtigsten Aufgaben absoluten Vorrang haben!
