Die ALPEN-Methode ist eine bewährte Vorgehensweise, um seinen Tag effektiv zu planen:
A Aufgaben festlegen
L Länge abschätzen
P Pufferzeit einplanen
E Entscheiden
N Nachkontrolle durchführen
A – Aufgaben
Notieren Sie sich alles, was Sie am Folgetag erledigen wollen oder müssen:
- notwendige Arbeiten aus Ihrem Aufgabenkatalog (z. B. Ihrer Generalliste)
- unbearbeitete Aufgaben des abgeschlossenen Arbeitstags
- Termine, die wahrzunehmen sind
- Telefonate, die zu führen sind
- Korrespondenzen, die zu erledigen sind
- periodisch wiederkehrende Aufgaben (z. B. zu einem fixen Zeitpunkt wiederkehrende Besprechungen)
L – Länge
Notieren Sie hinter jeder Aufgaben Ihren erwarteten Zeitbedarf. Die Gesamtzeit, die zur Verfügung steht, wird oft überschätzt. Man nimmt sich mehr vor, als tatsächlich zeitlich möglich ist. Achten Sie darauf, realistisch zu planen.
Erfahrungsgemäss dauert eine Arbeit oft genauso lange, wie Zeit zur Verfügung steht. Überlegen Sie daher, wie viel Zeit Sie bereit sind, in eine Aufgabe zu investieren.
Klare zeitliche Vorgaben helfen zudem, konzentrierter an einer Aufgabe zu arbeiten und Störungen konsequenter zu unterbinden.
Nachdem Sie alle anfallenden Aufgaben und Termine in Ihrer Länge eingeschätzt haben, können Sie bereits beurteilen, ob Sie realistisch geplant haben – oder ob Ihre Planung von vornherein nicht aufgehen wird.
P – Pufferzeit
«Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt.»
Ohne Pufferzeit werden Sie schon am ersten Tag ins Schleudern kommen. Ihre Planung wird Ihnen dann keine Hilfe sein, sondern Sie unter Druck setzen. Störungen, Zeitdiebe und unvorhergesehene Ereignisse erfordern es, etwas Spielraum zu lassen.
Verplanen Sie nur 60% Ihrer Arbeitszeit. So bleiben noch je ca. 20% für unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe etc.) und für spontane und soziale Aktivitäten (kreative Zeiten).
Wenn Sie etwas vorsichtiger planen wollen, empfiehlt es sich sogar, nur 50% der Arbeitszeit zu verplanen. So haben Sie noch etwas mehr Pufferzeit.
E – Entscheidungen
Sollte Ihre Planung mehr als 50 bis 60% der verfügbaren Arbeitszeit ausmachen, so gilt es, diese rigoros auf ein realistisches Mass zu kürzen. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie:
- auf später verschieben (gemäss Ihren Prioritäten, siehe Abschnitt «Priorisieren»
- in weniger Zeit erledigen werden
- delegieren
- streichen
Wenn Sie Ihre Aufgaben konsequent gemäss Ihren Prioritäten ordnen, wird klarer, welche Aufgaben nicht zwingend am Folgetag erledigt werden müssen.
N – Nachkontrolle
Gewisse Aufgaben sind Evergreens: Sie werden von einem Tagesplan in den nächsten verschoben – und werden doch nie erledigt. Langsam, aber sicher wird die Aufgabe störend. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie planen die Aufgabe unter «Unangenehmes» als erste Tagesaufgabe des kommenden Tages ein.
- Sie streichen die Aufgabe unerledigt aus Ihrer Aufgabenliste. Dies sollte wohlüberlegt sein, im Bewusstsein der Konsequenzen, die eine Nichterledigung haben wird.
