Die meisten Vorgesetzten vertreten die Meinung, diese Handlungsweise selbstverständlich und täglich in Anspruch zu nehmen. In der praktischen Anwendung allerdings, erweist sich dies vielfach als Irrtum. Auf die Frage nach dem Unterschied einer Auftragserteilung respektive Delegation vermischen sich im Ringen um eine Antwort die Argumente und verhindern so die zur Differenzierung notwendige Klarheit.
Auftrag: Dabei handelt es sich um eine klar strukturierte und vorgegebene Aufgabe, welche durch eine konkrete Zielsetzung definiert einem oder mehreren Mitarbeitern übertragen wird. Die Verantwortung der fehlerfreien Ausführung liegt selbstverständlich bei jenen, welche die Arbeit ausführen. Ihnen bleibt aber verwehrt, innerhalb dieser Tätigkeit selbstständig etwas zu verändern. Die Kompetenz, die Entscheidungsbefugnis, bleibt beim Auftraggeber, welcher jederzeit durch gezielte Kontrollen auf die auszuführenden Arbeiten Einfluss nehmen kann.
Beispiel eines Auftrags: Einige Auszubildende erhalten die Aufgabe, die Weihnachtsfeier des Betriebes zu organisieren. Sie erhalten dabei die schriftlichen Vorgaben des letzten Jahres, eine genaue Instruktion mit Checklisten, wie der Anlass über die Bühne gehen soll. Von der Sitzordnung über die Dekoration bis hin zum Essen mit entsprechendem Abendprogramm wird alles vorgängig durchgesprochen. Personalverantwortlicher und Betriebsleiter wechseln sich in den angekündigten Kontrollen ab. Jedes auftauchende Problem muss umgehend einem der beiden Herren mitgeteilt werden.
Delegation: Einem Mitarbeiter wird eine Aufgabe übertragen, welche eine klare Zielsetzung beinhaltet. Der Weg, die Art und Weise diese zu erreichen wird ihm dabei völlig freigestellt. Der Vorgesetzte überträgt also nebst der Verantwortung auch die damit verbundene Kompetenz, im Rahmen der zu erledigenden Arbeiten eigenständig zu handeln. Eine echte Delegation bedeutet, dass lediglich eine Endkontrolle stattfindet. Wann immer die Aufgabe mit eingebauten Kontrollmechanismen als Delegation bezeichnet wird, handelt es sich streng genommen um einen Auftrag mit erweiterten Kompetenzen. Dies entspricht der überwiegend praktizierten Form der so genannten Delegation im beruflichen Alltag.
Beispiel einer Delegation: Einigen Auszubildenden wird die Aufgabe übertragen, die Weihnachtsfeier des Betriebes zu organisieren. Sie erhalten eine klare Zielsetzung, welche Budget und weitere Eckpunkte definiert. Was sie dabei wie gestalten und organisieren ist ihnen freigestellt. Wesentlich ist lediglich der definierte Zeitpunkt, wann die Arbeit abgeschlossen sein muss. Bei auftretenden Problemen steht entweder der Personalverantwortliche oder der Betriebsleiter auf Abruf als Ratgeber zur Seite, ansonsten wird die Arbeit vollständig den Auszubildenden überlassen.
Unschwer leitet sich daraus ab, warum Delegation nicht nur als Spiegel des Vertrauens betrachtet werden kann, sondern auch die Bereitschaft des Loslassens voraussetzt. Diese Aussage wird deutlich, wenn wir beim Versäumnis der Aufgabendelegation im Alltag auf die Unannehmlichkeiten eintreten, welche sich beispielsweise innerhalb eines Teams bemerkbar machen:
Mangelnde Delegation
- verhindert ein transparentes Kommunikationsverständnis, erschwert den gegenseitigen Austausch auf Mitarbeiter- und Führungsebene;
- führt zu zeitlichen Verzögerungen, Missverständnissen, unklaren Organisationsstrukturen mit oft überdurchschnittlich hohen Präsenzzeiten am Arbeitsplatz;
- löst gerade durch die mangelnde Organisation bei den Mitarbeitern Aggressionen, Druck und Demotivation hervor;
- begünstigt das Machtvakuum des Vorgesetzten und führt zu verzögerter Entscheidungsbildung. Bei Abwesenheit der verantwortlichen Person sind weder Entschlüsse noch auf Eigeninitiative beruhende Aktivitäten seitens der Mitarbeiter zu erwarten und eigentlich auch nicht erwünscht.