10. April 2018

E-Government: Wer nicht mitzieht, wird leiden: Der Weg zeigt Richtung „e-Government“

Manche Kantone und Gemeinden hinken bei der Digitalisierung etwas hinterher. Andere befinden sich gewissermassen auf dem Weg zu „Smart Cities“ oder zum „Kanton 4.0“, wenn es um die Voraussetzungen für digitale Arbeitswelten geht. Speziell bei den Verwaltungen ist noch viel Potenzial nach oben.

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Der Kanton Basel-Landschaft ist das jüngste Beispiel für das Voranschreiten von Digitalisierung und folglich die Etablierung von e-Government: 7,6 Millionen Franken ist die Digitalisierung der Kantonsverwaltung der Regierung des Kantons Baselland wert. Diese Summe wurde bei dem Landrat bis 2022 zur Umsetzung der Ende März  publizierten Strategie vorgeschlagen. Mit der Vorlage «Digitale Verwaltung 2022» soll der Kanton die Chancen der Digitalisierung nutzen, um Verwaltungsleistungen effizienter zu erbringen und für Bevölkerung und Wirtschaft zu optimieren. Zunehmend werde erwartet, dass Verwaltungsgeschäfte einfach und zeitsparend online abgewickelt werden können.

Es liegt auf der Hand: Die Ressourcen sind in den Verwaltungen nicht überall gross und Effizienz erzeugt Zeitgewinn. Viele Massnahmen müssen parallel abgewickelt werden: Zum einen geht es um die Schaffung der Grundlagen und einer so genannten „medienbruchfreien Abwicklung“. Wichtig ist auch die  Führungs- und Supportprozess-Digitalisierung. Neue rechtliche Grundlagen müssen zudem geschaffen werden, damit die Prozesse von der Geschäftsabwicklung bis hin zur Zustellung amtlicher Dokumente korrekt verlaufen können. „Einmalige Ausgaben“ - vor allem aus externen Leistungen, für Software und für zusätzliche Stellen für ein Kompetenzzentrum – belaufen sich im Normalfall bei bis zu 10 Millionen Franken. Dem stehen später aber unbezifferte «deutliche Effizienzgewinne» gegenüber. Auch würden Porti, Druck und Archive wohl billiger. Der „logische Weg“ muss also klar in Richtung e-Government gehen.

„Verwaltung 4.0“: Kreativität und nichtlineares Denken statt Routine

Immer mehr Gemeinden oder Kantone diverse Dienstleistungen auf dem E-Kanal an. Eine grosse Herausforderung ist, dass zahlreiche Ämter und Behörden derzeit damit beschäftigt sind, ihre Geschäftsprozesse zu integrieren und mit neuen IT-Lösungen durchgängig zu unterstützen. Diese ganzen Auswirkungen hat Einfluss auf das Personalmanagement. Für die Umsetzung braucht es geeignete Leute und diese müssen auch gefunden und rekrutiert werden. Eine der grossen Herausforderungen für HR und Personalentwicklung. Details hierzu sind im sehr gelungenen Beitrag der Weka zum Blick in die Zukunft für die Personalentwicklung 4.0 zu lesen.

Um die neuen Kompetenzen für die digitale Arbeitswelt – sowohl im HR wie auch in den Führungsetagen -  zu schulen und auf die Herausforderungen vorzubereiten, werden spezielle Seminare im Bereich Leadership/Führung und Digital HR angeboten (Tipp: www.praxisseminare.ch).

Auch wenn bezüglich Personalentwicklung 4.0 in den nächsten Jahren noch keine allzu grossen Veränderungen in den Verwaltungen beziehungsweise Ämtern feststellbar sein werden: Man kann die Augen vor den Entwicklungen diesbezüglich nicht verschliessen. Das World Economic Forum (WEF) beispielsweise sagt voraus, dass zwei Drittel der Kinder, die heute die Primarschule besuchen, einmal einen Beruf ausüben werden, der heute noch gar nicht existiert. Die Digitalisierung der Dienstleistungen und die Verwaltung mit Computerprogrammen haben laut Angaben des Bundesamts für Statistik (BFS) in der Schweiz in den letzten 15 Jahren bereits zum Verlust von über 180'000 Verwaltungsstellen geführt. 1991 waren über 15 Prozent aller Arbeitsstellen in der Schweiz administrative Jobs, 2015 waren es noch unter zehn Prozent. In der gleichen Zeit haben sich intellektuelle und wissenschaftliche Stellen mehr als verdoppelt (614'000 von 1'013'000 in dieser Zeit geschaffenen Arbeitsstellen, Quelle: Swissinfo). Sie entsprechen heute mehr als einem Viertel aller Arbeitsstellen.

Vorteile für die „Bevölkerung 4.0“

Die Vorteile für die Bevölkerung sind evident:  Bei Steuer-Lösungen wie auch bei der Verbesserung der Dienstleistungen an der Schnittstelle zum Bürger und für die Weiterverarbeitung im Amt zum Beispiel. Bewilligungsverfahren könnten rascher und stringenter durchgeführt werden, reduziert oder womöglich in Meldeverfahren umgewandelt werden. Viele Routinegeschäfte mit der Verwaltung würden demnach auch in der Regel orts- und zeitunabhängig über das Internet abgewickelt werden können. Interessant ist folgender Aspekt: Geschäfte, an deren Bearbeitung mehrere Behörden auf kantonaler oder kommunaler Stufe beteiligt sind, würden über einen einzigen digitalen Einstiegspunkt abgewickelt. Im Zuge dessen wäre auch das Einrichten eines elektronischen Bürger- und/oder Unternehmenskonto möglich, um den Zugriff auf persönliche Daten und Geschäfte zu erlauben. Auch die leidige Angelegenheit mit den telefonischen Auskünften würde neu ablaufen. Und zwar  mittels moderner Live-Chats. Ausserdem würden dann Auskunftszeiten auf die frühen Morgen- und Abendstunden ausgeweitet. Nicht vertrauliche und nicht dem Amtsgeheimnis unterliegende Datensammlungen der Verwaltung wären öffentlich zugänglich und zur Nutzung frei. Geplant ist zudem: An- und Wegleitungen in Form mehrsprachiger Videos im Web sowie eine grössere Beteiligung bezüglich der elektronischen Stimmabgabe bei Wahlen und Abstimmungen. Die Kommunikation über soziale Medien mit der Verwaltung würde unterstützt und neue Technologien und Verfahren, die einen Beitrag zur Verbesserung des Angebots für die Verwaltungskunden leisten kämen zum Einsatz. Insgesamt wären die Verwaltungskosten mittelfristig geringer, was den Steuerzahler freuen dürfte.

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