In diesem Beitrag liefern wir Ihnen die praktischen Arbeitshilfen für erfolgreiche Personalgespräche und Mitarbeiterbeurteilungen.
Zielsetzung
Wichtigster Vorbereitungsschritt für Gespräche ist die Zielsetzung.
- Was ist das Hauptziel? Wichtig: Ein einziges Ziel ist besser als eine ganze Anzahl!
- Bin ich der/die richtige Gesprächspartner/in?
- Welche Punkte müssen zur Sprache kommen?
- Müssen Entscheidungen fallen und welche?
Zeitplanung
- Wie viel Zeit muss realistischerweise für dieses Ziel eingesetzt werden?
- Ist der/die Gesprächspartner/in über die Dauer des Gespräches informiert?
- Sind weitere Besprechungstermine zu diesem Thema sinnvoll und wenn ja, in welchen Zeitabständen?
Organisation
- Ist der Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin rechtzeitig eingeladen?
- Ist er oder sie über das Ziel der Besprechung informiert?
- Weiss er oder sie, wie er/sie sich vorbereiten muss?
- Ist ein Protokoll oder eine Aktennotiz notwendig?
- Kann ich sicherstellen, dass ich während der Besprechung ungestört bin?
Die wichtigen Faktoren bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen
- Seien Sie pünktlich.
- Begrüssen Sie den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin. «Ich begrüsse Sie zum … -Gespräch und bin froh, dass wir uns …»
- Formulieren Sie nochmals das Ziel und wiederholen Sie die vereinbarte Zeitdauer der Besprechung. Machen Sie allfällig das geplante Vorgehen klar. «Wie Sie wissen, geht es heute um die Frage … Ich habe mir vorgestellt, dass wir dafür rund … Minuten benötigen.»
- Erläutern Sie kurz die Bedeutung der Besprechung (Motivation). «Es ist wichtig, dass wir heute nun das Th ema … besprechen können, weil …»
- Klären Sie die Erwartungen: Stimmen Ihre Erwartungen mit den Erwartungen der Gesprächspartnerin oder des Gesprächspartners überein? «Ich erwarte von diesem Gespräch die Klärung der Frage … und möchte … erreichen. Deckt sich dies mit Ihren Erwartungen an das Gespräch?» oder «Was müssen wir erreicht haben, damit Sie am Ende des Gespräches Ihre Erwartungen erfüllt sehen?»
- Machen Sie allfällig das geplante Vorgehen klar. «Ich schlage vor, dass wir folgendermassen vorgehen. Wir beginnen bei … Am Schluss …»
Nachbearbeitung der Mitarbeitergespräche - Denken Sie daran, die Nachbereitung erfordert ebenfalls Zeit.
- Wie geht es mir gefühlsmässig nach der Besprechung? Worauf könnte das hinweisen?
- War die Zielformulierung angemessen?
- Welche Ziele sind erreicht? Welche Fragen sind noch offen?
- Welche Punkte sind neu dazugekommen?
- Was ist gut gelaufen, welches waren problematische Punkte?
- Hat meine Gesprächsvorbereitung genügt?
- Konsequenzen daraus für weitere Besprechungen?
- Muss ich etwas schriftlich festhalten?
- Wen muss ich allfällig informieren?
- Wie organisiere ich mich, um die vereinbarten Punkte, Massnahmen etc. umzusetzen?
- Ist der nächste Gesprächstermin organisiert?
