Fundamental für das Funktionieren des Tools sind der seriöse Aufbau und die Definition der damit verbundenen Spielregeln. Sprich, es braucht eine Governance, damit MS Teams zufriedenstellend eingesetzt werden kann und Effizienz erreicht wird. Als Resultat bildet man die Aufbau- und Ablauforganisation ab, oder man orientiert sich an einer themenbasierten (z. B. nach Produkt) Struktur. Hier ist wichtig, dass sich die Mitarbeitenden zurechtfinden. Im Wesentlichen gilt, so wenig Channels wie möglich zu erstellen, so viel wie notwendig. Damit schafft man eine bewusste, kanalisierte Informationskultur. Diese erlaubt es, die Kommunikation themenspezifisch zu platzieren. Zusätzlich ist es die Aufgabe der Führungspositionen, aktiv den Austausch untereinander zu fördern. Die Mitarbeitenden müssen es vorgelebt bekommen und spüren, dass die neue Kultur bereits bei der Führungsetage beginnt. Regelmässiges Beteiligen an Unterhaltungen sowie auch der Beginn von «eher privaten Unterhaltungen» können einen Eisbrecher sein. Mit dem Ziel, die Unterhaltung der Teilnehmenden und damit den Austausch untereinander, welcher aufgrund der neuen Situation fehlt, weiter zu fördern. Wenn man z. B. ein Q&A-Board führt, kann die Führungsperson mit gutem Beispiel vorangehen und regelmässig Fragen stellen. So werden die Hemmschwellen von Mitarbeitenden gelöst, um auch Fragen zu stellen.
Diese Unterhaltungsgefässe bzw. Kanäle werden ergänzt durch eine Vielzahl von weiteren Microsoft-Produkten. Durch die monatliche Subscription (Lizenzierungen) hat man eine regelrechte PS-Maschine. Sehr häufig stellen wir fest, dass die Kunden den Ferrari bestellt und bezahlt haben, doch immer noch im Fiat Punto unterwegs sind. Nichts gegen den Fiat Punto, doch ich möchte z. B. nicht einen Ferrari bezahlen und nur die Funktionen sowie Leistung des Fiat Punto nützen.
Aus diesem Grund gilt es nicht nur Microsoft Teams zu verwenden, sondern Microsoft Teams als Hub zu betrachten. Dieser Hub wird durch beispielsweise Planner – für das Aufgabemanagement – oder OneNote – für die digitalen Notizen – ergänzt. Doch auch hier gilt es festzuhalten, dass die Tools als Gesamtheit betrachtet und strategisch eingesetzt werden müssen.
Hatte man zuvor diverse Dokumente, welche nach einem gewissen Prozess visiert werden mussten, kann der Prozess heute automatisiert und digitalisiert werden. Das Standardmodul des Ferraris heisst hier Power Automate. Power Automate ist eine Workflow-Engine, welche nach dem sogenannten Low-Code-/No-Code-Prinzip erstellt wird. Ähnlich eines Flussdiagramms kann man seinen Prozess automatisieren, ohne hierzu eine Codezeile zu schreiben, also nutzbar für den normalen User ohne Programmierkenntnisse. Power Automate kann beispielsweise für die Freigabe und Verwaltung von Dokumenten (Rechnungen, Vorlagen etc.) verwendet werden.
Mit der Abbildung der Organisation in Teams kommt damit auch die Berechtigungsthematik einher. Das Ziel sollte eine dedizierte Ablage pro Team sein, welche durch private Channels (als Beispiel) für Führungskräfte erweitert werden kann. Mit dem Hauptfokus, den hierarchieübergreifenden Zugriff auf die Ablagestruktur zu gewähren, jedoch keine unnötigen Barrieren zu schaffen. Auch hier gilt, so wenig Einschränkung wie möglich, so viel wie notwendig.
Aus Sicht von Mitarbeitenden bzw. Führungskraft gibt es eine dedizierte Ablage pro Mitarbeitenden, wo sämtliche personalrelevanten Informationen abgelegt sind. Weiter kann durch den Einsatz von Private Channels auch direkt die Kommunikation mit dem Mitarbeitenden stattfinden. Es ist zusammengefasst ein Mitarbeiterdossier mit weiteren Funktionalitäten (Chat, Notizbuch für Sitzungen, Aufgabenfunktion, Einbindung von Zielen usw.). Man möchte als Führungskraft konzentrierten Zugriff auf die Informationen eines Mitarbeitenden. Zudem sollen Mitarbeitende auf für sie relevante Informationen ebenfalls zugreifen können.
