1. Vergessen Sie Multitasking
So viel wie möglich auf einmal erledigen, eine E-Mail schreiben, gleichzeitig telefonieren, nebenbei noch schnell die anstehende Präsentation durchsehen und noch einige alltägliche Aufgaben erledigen. Multitasking klingt beeindruckend und ist der Traum vieler Unternehmen und Mitarbeitenden. Ganz nach dem Motto: «Wer alles auf einmal macht, schafft mehr, verbessert die eigenen Ergebnisse, den Erfolg der gesamten Abteilung und fördert nebenbei noch die eigene Karriere.»
So weit zumindest die Theorie, in der Praxis zeigt sich aber sehr deutlich: Multitasking funktioniert nicht! Im Gegenteil, laut einer von der Uni Marburg zitierten Studie verursacht Multitasking alleine in der US-Wirtschaft Kosten von knapp 600 Milliarden Dollar pro Jahr. Dies aufgrund verlorener Arbeitszeit durch Unterbrechungen und durch vermehrt verursachte Fehler.
2. Seien Sie sich bewusst, was Sie tun, und widmen Sie sich dieser Aufgabe bewusst
Das tönt zwar banal, hilft aber enorm, um sich einer Sache bewusst zu widmen, insbesondere bei unbeliebten oder «minderen» Aufgaben. Dazu kann helfen, dass eine Tätigkeit benannt wird und bewusst zur momentanen Hauptaktivität wird.
Dabei ist es hilfreich, die Tätigkeit auch zu akzeptieren. Dies hilft speziell bei ungeliebten Tätigkeiten, denn sie muss ja eh ausgeführt werden. Sich auf eine Arbeit zu konzentrieren, sie zu akzeptieren und dann auszuführen, ergibt schlussendlich mehr Befriedigung, als eine ungeliebte Tätigkeit unkonzentriert und mit Widerwillen «abzuhaken».
3. Schaffen Sie Zeitinseln zwischen den Aktivitäten
Zeitinseln sind Pausen, die bewusst eingelegt werden. Pausen erhöhen die Effizienz enorm, denn auch hier gilt, dass die Effizienz sinkt und die Fehleranfälligkeit steigt, wenn wir so lange arbeiten, bis wir nicht mehr können. Die Konzentrationsspanne kann schon 20 Minuten nach dem Beginn einer Arbeit sinken, nach 50 Minuten ist definitiv eine Pause angesagt.
Eine kurze Pause kann bedeuten, aufzustehen und sich ein Getränk zu holen oder das Fenster zu öffnen und in die Weite zu schauen (was übrigens auch für die Augen gut ist). Pausen dürfen auch kreativ sein, beispielsweise fünf Minuten mit Bällen jonglieren, einige Stretching-Übungen durchführen etc.
4. Vermeiden Sie Unterbrechungen – kommt es aber trotzdem dazu, widmen Sie ihr die volle Aufmerksamkeit
Unterbrechungen sind ineffizient, denn sie reissen einen aus der Konzentration, und man muss sich anschliessend wieder in die Arbeit eindenken.
Unterbrechungen können reduziert werden, indem man sich für eine gewisse Zeit zurückzieht, das Telefon umleitet, das Smartphone abschaltet etc. Auch in Teams können Abmachungen getroffen werden, dass beispielsweise «Fokuszeiten» eingehalten werden, also Zeiten, in denen ein Teil des Teams ungestört arbeiten kann. Idealerweise wären Fokuszeiten für das ganze Team einzuführen, dies ist aber je nach Tätigkeitsgebiet fast nicht möglich. Wichtig dabei ist, dass sich alle daran halten und für alle die gleichen Rechte gelten.
Trotz allem werden Unterbrechungen nie ganz vermieden werden können. In dem Fall ist jeweils zu überlegen, wie damit umzugehen ist. Muss die Frage des Kollegen jetzt sofort beantwortet werden, oder kann ein späterer Termin vereinbart werden, oder kann die Frage jemand anderer beantworten?
Wenn die Unterbrechung sofort notwendig ist, ist es hilfreich, diese Störung nicht abzuweisen, sondern sich dieser Unterbrechung zu widmen, sie ernst zu nehmen und sich auch darauf zu fokussieren.
Es ist sowohl für Sie selbst als auch für Ihr Gegenüber angenehmer, entspannter und effektiver, wenn Sie Ihre Arbeit unterbrechen. Schalten Sie vollständig um! Lassen Sie Ihre Tätigkeit vollkommen los, schenken Sie der Unterbrechung Ihre volle Aufmerksamkeit, und wenden Sie sich danach wieder voll und ganz Ihrer Beschäftigung zu.
5. Beachten Sie «nagende Ratten»
Nagende Ratten sind Angelegenheiten, die man vor sich herschiebt. Diese Dinge sind unterschwellig immer vorhanden und rauben uns die Aufmerksamkeit – oder manchmal sogar den Schlaf.
Beantworten Sie sich folgende Fragen:
- Warum schieben Sie die Angelegenheit auf?
- Was fehlt Ihnen, um die Sache zu erledigen?
- Was macht Ihnen Angst – worüber machen Sie sich Sorgen?
- Was wissen Sie schon für eine Lösung – was wissen Sie nicht?
- Sind gewisse Kenntnisse erforderlich, die Sie noch nicht haben?
- Können Sie sich diese Kenntnisse aneignen, oder benötigen Sie Hilfe?
- Wer könnte Ihnen helfen?
- Welche Hilfsmittel fehlen Ihnen?
- Wo/Wie könnten Sie die fehlenden Hilfsmittel beschaffen?
- Was wäre ein Anfang, wie könnten Sie damit beginnen?
Es kann sehr hilfreich sein, eine Person des Vertrauens zu bitten, sich mal das «Problem» anzuhören. Die Person sollte unbefangen und nicht vom Problem betroffen sein. Oft entstehen Sichtweisen und Lösungsansätze, auf die man selbst nicht gekommen wäre.
Es geht in erster Linie nicht darum, die Angelegenheit sofort zu lösen, sondern die «nagende Ratte» zur Ruhe zu bringen. Wenn der Grund gefunden wird, weshalb etwas aufgePersönlichkeitscoach schoben wird, dann wird die Ratte nicht mehr ständig nagen, sondern wandelt sich in ein «weisses Schaf».
6. Beachten Sie Hintergrundprogramme
Hintergrundprogramme sind kreisende, oft quälende Gedanken, weil man sich Sorgen macht oder verletzt fühlt. Diese können enorm viel Energie absorbieren oder sogar bis zum Stillstand führen. Die Quelle solcher Gedanken sind meistens Sorgen betreffend Geld, Gesundheit, Beziehung, Job, Kinder etc.
Sorgen entstehen durch Unsicherheit bezüglich der Zukunft, weil man nicht weiss, was geschehen wird. Der Ursprung ist meistens in der Vergangenheit, man grübelt, wie es so weit kommen konnte und was das für die Zukunft bedeutet.
Auch hier gilt, diese Programme ernst zu nehmen und ihnen Aufmerksamkeit zu schenken. Solche Gedanken und Emotionen «wegzudrücken» hilft nichts, sie werden nicht verschwinden.
7. Ihre Intuition ist der beste Planer
Über die Intuition haben wir in diesem Newsletter schon oft geschrieben, denn sie hilft uns in sehr vielen Belangen besser weiter als jede rationelle Planung.
Ohne Planung geht es heute kaum mehr, vor allem nicht im Berufsleben. Trotzdem ist es hilfreich, auch – oder gerade im Berufsleben – die Intuition einzusetzen. Spontan zu entscheiden, was man tun wird, funktioniert zwischendurch auch am Arbeitsplatz – vorausgesetzt, man arbeitet nicht gerade am Fliessband.
Wer im Homeoffice arbeiten kann, hat hier grosse Vorteile, denn zu Hause kann der Intuition oft mehr Raum gegeben werden als im Büro. Auch abwechslungsreiche Zeitinseln lassen sich zu Hause oft besser einbauen. Nach einer intellektuellen Anstrengung kann etwas Haushaltsarbeit durchaus erfrischend sein.
Wenn Sie Ihrer Intuition Vertrauen schenken, werden Sie dauerhaft eine gelassene Grundhaltung entwickeln. Entscheiden Sie auch mal spontan, was Sie als Nächstes tun.
